Réunion d’entreprise : les 5 piliers d’une réunion réussie

En période de crise, les réunions de travail sont souvent des épreuves difficiles pour les chefs d’entreprise ou les responsables d’une entreprise en difficulté.

L’enjeu d’une réunion dans le cadre d’un redressement de l’entreprise est souvent capital. Le dirigeant doit donc se préparer à cet exercice de style comme un véritable athlète de haut niveau.

Je vous propose ici quelques conseils pour vous permettre d’aborder au mieux, et en toute sérénité, ce moment particulier de la vie de votre entreprise.

 

réunion entreprise

Quelle que soit la taille de l’entreprise, une bonne préparation d’une réunion en entreprise détermine le bon déroulement de la réunion.

 

L’organisation d’une réunion exige du temps. Commencez par mettre en place un rétro-planning pour bien vous préparer. Vous ne pouvez pas gérer et animer une réunion sans un minimum de préparation.

1# J-10 : ordre du jour de la réunion

C’est le bon moment pour envoyer une invitation à vos collaborateurs avec la date et l’heure de la réunion. Ainsi, chacun d’eux peut se libérer et se préparer également pour la réunion.

Votre invitation doit obligatoirement mentionner l’ordre du jour, ainsi que le durée de la réunion. Ainsi, chacun pourra s’organiser dans l’avancement de son travail, sans être perturbé par la réunion.

Si les points à aborder durant la réunion sont nombreux, prévoyez un timing précis que vous devrez respecter pour traiter chaque sujet.

2# J-7 : mise en place de la logistique

Une relance est toujours utile pour mobiliser vos collaborateurs. Relancez toutes les personnes qui n’ont pas répondu afin qu’elles confirment leur présence pour la réunion.

C’est aussi le moment de réunir le matériel nécessaire (paper-board, rétroprojecteur, documents à distribuer). Pensez à mettre des feuilles de notes et des stylos à la disposition des participants.

3# J-1 : préparation de la salle de réunion

Faites préparer la salle de réunion en disposant les tables de façons à ce que tout le monde puisse communiquer et ne se sente pas à l’écart.

La disposition en “U” est la plus pratique. L’intervenant principal se placera au centre de cette mise en place afin de pouvoir regarder tout le monde.

Sur les tables, vous pouvez mettre des bouteilles d’eau à disposition. Ce geste simple permet de se sentir à l’aise. C’est surtout utile en cas de longs débats.

4# Le choix du lieu de la réunion

Le choix du lieu est important pour le bon déroulement de la réunion.

Choisissez un endroit calme et agréable, si possible avec une ouverture sur l’extérieur. Les bureaux sont souvent éclairés par des lumières artificielles et une lumière naturelle sera la bienvenue.

5# Le bon déroulement de la réunion

Veillez à ce que l’horaire soit respecté et commencez la réunion à l’heure annoncée, tant pis pour les retardataires.

Durant la réunion, l’attention des participants doit être en éveil. Soyez donc clair et précis dans votre discours, suivez votre ordre du jour, évitez le superflu, et rentrez directement dans le vif du sujet.

Évitez les questions hors sujets qui ne font pas avancer. Respectez votre timing et terminez la réunion à l’heure: les sujets qui ne seront pas abordés durant la réunion le seront dans la prochaine.

Avec une bonne préparation, votre réunion ne peut que bien se passer, mais n’oubliez pas que le principal outil de la réussite c’est vous.

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